Reuniones Efectivas, ¡Por Favor!!!!!

Oct 20, 2015 |

Reuniones Efectivas, ¡POR FAVOR!!!!!

Recuerdo cuando empecé a trabajar y me llegó la citación a mi primera reunión. Me sentía como una esponja dispuesto a absorber todo lo que pudiera del conocimiento que fluiría (pensaba yo) en esa instancia. Así fue que al iniciar la reunión saqué mi cuaderno y lápiz (en ese tiempo se tomaban los apuntes así) y comencé a anotar ideas. Casi inmediatamente apareció el primer problema cuando noté que los participantes no sabían de qué se trataba la reunión, por lo que no había material de discusión. Posteriormente, el tema central (que había sido planteado por el que dirigía la reunión) fue rápidamente mutando a un montón de otros tópicos que aparecían según fuera la capacidad de cada uno de los participantes de imponer su punto de vista sobre lo que opinaban otros. En fin, al cabo de nada más que una hora y media, salí de allí con mi cuaderno lleno de dibujos y con muy poco en limpio.

Lo más probable es que a la mayoría de ustedes les haya sucedido o les esté sucediendo algo así. Es sorprendente como un tema de vital importancia para todos los que tenemos alguna posición ejecutiva tenga tan poco desarrollo.reunionaburrida

Recordemos que las reuniones no solo son una parte importante del día de los que tenemos alguna posición ejecutiva, sino que son fundamentales para coordinar las acciones y equipos en pos de lograr los resultados buscados.

Les invito a entender una reunión como una instancia fundamental en el desarrollo de cualquier idea o proyecto de negocio en que, básicamente un grupo de responsables (ya sea de crear, implementar o gestionar) debe tomar decisiones para llevar adelante dicho proyecto. Y como la experiencia ha demostrado, no es un proceso sencillo, no se trata de sentarse con buenas intenciones, sino que es un p
roceso formal, que tiene pasos que ayudan al éxito de dicha instancia.

Antes de la reunión
 

  1. Participantes: No invite a su reunión a nadie que no sea estrictamente necesario, recuerde siempre que mientras más participantes existen más posibilidades de que la reunión devenga en una tormenta de ideas que puede ser muy entretenida pero que no contribuya al objetivo por el que fue citada.
  2. Tema: Informe con anticipación a los participantes, de qué se tratará, quién debe presentar, qué se espera que presenten y cuánto debería durar. De la oportunidad de que los participantes se preparen, ya que eso solo significará mejor análisis, mejores decisiones y menores tiempos en la definición de las mismas.
  3. Material: De ser posible envíelo antes de la reunión (y no me refiero a 1 hora antes). La idea es que los participantes lleguen a esa instancia con el material listo, revisado, con un punto de vista y a presentar propuestas. Esto no se trata de entretener a los participantes, sino de tomar decisiones y hacer avanzar los proyectos.

Durante la reunión

  1. Objetivo de la reunión: Al iniciar el encuentro, recuerde brevemente de qué se trata. Contextualice el proyecto sin olvidar que no todos están involucrados de la misma manera ni tienen la misma información que quien dirige. Aquí toma validez una máxima de la comunicación social: “Cuando estés cansado de repetir un mensaje, recién hay alguien que estará empezando a entenderlo”.
  2. Revise antecedentes pasados: Inicie la reunión repasando acuerdos anteriores. Revise las tareas, pida explicaciones y no justificaciones. No se transforme en un monstruo que toma la tarea sino en un articulador del trabajo en equipo.
  3. Guíe empáticamente la reunión: Su rol es ser el líder, no el pesado o el latero que más habla. Póngase en el lugar de los otros, a nadie le gusta que le llamen la atención en público o que lo dejen en evidencia ante sus pares. Sea claro en lo que no corresponde, evite las discusiones de a dos y maneje los temas para mantenerse en el foco principal. Ayude identificar los aspectos críticos y busque definiciones de caminos de acción.
  4. Enfóquela: Recuerde que todos valoran su tiempo y no se trata de una reunión social. Para conversar del partido o de los niños, hay otras instancias. Una reunión eficiente, no tiene por qué ser aburrida, pero cada uno debe decidir en que usar su tiempo.
  5. Tome notas: Alguien debe tomar notas, eso valoriza las ideas que puedan surgir, permite avanzar, fijar tareas futuras y evitar que la reunión quede como un intercambio de opiniones y no como una instancia real de avance.
  6. Tome acuerdos: Una buena reunión, debe dejarnos, obligatoriamente, más cerca del objetivo final del proyecto. Deben quedar acuerdos definidos, conocidos por todos tanto en sus alcances, fechas y las responsabilidades de cada uno de los que deben realizar algo para el avance del proyecto.

Luego de la reunión

  1. Envíe un areunionbuenacta: Una vez finalizada la reunión, es necesario asegurarse que todos compartan las decisiones, plazos y responsabilidades que quedaron estipuladas. Para ello envíe un acta de no más de una página, con los principales tópicos tratados, los aspectos más relevantes de la discusión, las tareas, responsables y fechas comprometidas. Este será un input clave para las reuniones que vienen.
  2. Haga seguimiento: Pasada la reunión, y una vez enviado el acta, asegúrese de conversar con los participantes. Pregúnteles cómo van con sus responsabilidades, si entienden lo que se espera de ellos y si necesitan algún tipo de ayuda. Tome su rol de líder como aquel que ayuda a que los que se relacionan con él crezcan y mejoren.
  3. Retroalimente: Es una costumbre poco frecuente, pero es una instancia fundamental conversar con otros sobre lo que usted percibió. Enfóquese en los que no aportaron como lo habría deseado, los que estuvieron dispersos, los que mostraron actitudes defensivas o agresivas. En esto es fundamental que lo haga sin criticar, su objetivo no es ser el juez ni el que más sabe de algo. Su objetivo es ayudar a sus colaboradores o compañeros a crecer, a tener un mejor ambiente de trabajo y a que, como equipo tengan logros que sean reconocidos por todos, y eso solo se puede obtener cuando uno entiende que el líder de un proyecto es el principal servidor de los ejecutores del mismo.

Esto es solo mi visión, fruto de la experiencia y estudios sobre cómo llevar adelante una reunión, no busco dar una cátedra sobre un tema, sino simplemente estoy feliz de compartir mi experiencia en plantearles mi metodología para que las reuniones funcionen, para ayudar a crecer a su equipo y para que el tiempo que pasemos en la oficina, no solo sea más productivo, sino también más entretenido.

 

Cristián Briones Maira

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